Ortak çalışma alanları şirketlere ne gibi faydalar sağlıyor?

İş yapma mekanları artık yalnızca şirket ofisleri değil. Pek çok şirket, ortak çalışma alanları için de yatırım yapıyor. Peki bunun ardında ne gibi sebepler var?

Eğer İstanbul gibi bir şehirde yaşıyorsanız işinizle ilgili günlük programı yaparken dikkat etmeniz gereken belki de en önemli nokta trafik. Dünyanın en yoğun trafiğe sahip şehirlerden biri olan İstanbul’da, birbirinden uzak iki toplantınız varsa günlük programınızdan bir anda “iş yapma” başlığı çıkıp “trafik + toplantı”ya dönüşebiliyor. Bu nedenle kimi şirketler, özellikle merkezleri şehir sınırlarına yakınsa şehir merkezinde ek ofisler de tutabiliyor ya da coworking olarak tanımlanan ortak çalışma alanlarından düzenli ofis ya da toplantı odası kullanımı şeklinde faydalanabiliyor.

Dünyanın pek çok şehrinde bu ortak çalışma alanları popülerliklerini artırmakta. Ancak ana sebep İstanbul örneğinde olduğu gibi trafik öncelikli değil…

Harvard Business Review’de yayınlanan bir makale, şirketlerin neden bu tip çalışma alanlarını kullanmaya yöneldiğini inceliyor. Gabor Nagy ve Greg Lindsay imzalı, “Why Companies Are Creating Their Own Coworking Spaces” başlıklı makale faydalar arasında çalışan verimliliğine dikkat çekiliyor. Elbette diğer yan faydalarla birlikte. Tıpkı, yeni kurumsal iş birlikleri yaratma gibi…

Gabor Nagy ve Greg Lindsay, yaptıkları çalışmayı özetlerken ABD, Güney Amerika ve Avrupa’da son üç yıl içinde bir düzineden fazla kurumsal iş birliği yöneticileriyle birebir görüştüklerini aktarıyor. Yapılan görüşmelerde en dikkatlerini çeken nokta ise ortak çalışma alanlarını kullanan çalışanların daha hızlı öğrendikleri, daha fazla bağlantı kurdukları ve ilham aldıkları olmuş.

SAP, IBM, MINI, Orange, UBS, Facebook gibi farklı şirketlerin yöntemlerinden örnekler veren iki isim, bu tip alanların yalnızca teknoloji sektöründen şirketler tarafından değil, otomobil üreticileri ve sigorta şirketleri tarafından da tercih edildiğini kaydediyor.

Amaç otomobil satmak değil, tasarımcı bulmak

Kurumsal iş birlikleri oluşturma noktasında farklı yöntemler de yok değil. Kimi şirketler, bu hizmeti sunan işletmelerden hizmet almak yerine kendi ofislerini de açabiliyor. MINI örneğinde bu durum Brooklyn’in merkezinde açılmış birlikte çalışma alanına bizi yönlendiriyor. MINI, ortak çalışma alanı, kafe, konsept mağaza ve üretim laboratuvarı olarak kurguladığı bu alanda önceliği satışa değil geleceğe vermiş. Şirketin amaçlarından biri yerel tasarımcıları çekmek ve öğrenmek…

Çalışanlar için şehir kampları

Nagy ve Lindsay, ikinci tip yöntemi ise “kamp alanları” olarak nitelendiriyor. SAP’nin HanaHaus isimli, Silikon Vadisi’ndeki kampüsünden birkaç kilometre uzaktaki alanı örnek olarak paylaşan iki yazar, bu alanı SAP mühendislerinin yerel müşterileriyle birlikte çalıştığı bir yer olarak tanımlıyor. Bu mekanın müdavimleri arasında Facebook’un kurucusu Mark Zuckerberg’in de olduğuna dikkat çekiliyor.

İnsanlar neden bu mekanları tercih ediyor?

Şirketler bu tip alanları giderek daha fazla tercih ediyor olabilir. Ancak işin içinde elbette bir de insan faktörü var. Eğer çalışanlarınız bu alanları kullanmıyorsa elde edilecek potansiyel faydanın gerisinde kalınabilir. Fakat durum böyle değil, yoğun bir talep söz konusu.

Michigan Üniversitesi’nde yapılan bir araştırmaya göre çalışanların, ortak çalışma alanları aramasının en yaygın nedenleri arasında ‘insanlar’ yüzde 84 ile ilk sırada bulunuyor. Rastlantısal keşifler ve fırsatları yakalayabilme şansı yüzde 82 ile ikinci sırada. Bilgi paylaşımı ise yüzde 77 ile üçüncülüğü alıyor.

Geri dönüş maliyeti hesaplanmıyor

Gabor Nagy ve Greg Lindsay, şirketler bu tip bir çalışma yaptığında, yatırımın geri dönüşüne dikkat edilmediğine dikkat çekiyor ve ekliyor: “Bunu hesaplamayı denemiyorlar bile!”

Şirketlerin bir kısmı çalışan memnuniyeti ve katılım gibi ölçütleri baz alırken, kimileri yeni bir ürün ya da hizmetin ortaya çıkmasını beklerken maliyetlerini düşürmüş oluyor ve ölçüm işini sonraya erteliyor.

Kurumsal iş birliği olanakları için nelere dikkat etmelisiniz?

Hedeflerinizi net olarak belirleyin: Kurum kültürünüzle hedeflerinizin örtüştüğünden emin olun. Yapacağınız çalışma bir marka tanıtım faaliyeti mi olacak yoksa hoş tesadüflerle ya da Truva Atı misali yöntemleri mi tercih ediyorsunuz? Alacağınız karar katılımcılar, sponsorluk anlaşmaları ve yatırımınızın geri dönüş maliyetini doğrudan etkileyecektir.

Topluluk yöneticileri başarının anahtarıdır: Oluşturacağınız ortamı yönetmesi için alacağınız kişi son derece önemlidir. Onları tasarım ve işe alım sürecinin her aşamasına dahil etmeli ve kültürün şekillenmesine katkı vermelerini sağlamalısınız. Projeniz, güçlü bir topluluk yöneticisi olmadan başarısızlığa uğrayabilir.

Tasarımsal öğelere dikkat edin: Bu tip ortamlarda ofis kavramı sadece masalar ve sandalyelerden ibaret değildir. Bununla birlikte önceliğiniz langırt ya da masa tenisi de olmamalı. Mekanın planlanması sırasında kullanıcıların kendi aralarında etkileşim kurmasını kolaylaştıracak bir yol izlemelisiniz. Kritik nokta bürokrasiyi olabildiğince azaltmaktır.